Mengevaluasi Kegiatan Administrasi

1. PENGERTIAN EVALUASI

Kata evaluasi berasal dari bahasa Inggris evaluation yang berarti penilaian atau penaksiran . Evaluasi adalah suatukegiatan sistematis dan terencana untuk mengukur, menilai dan klasifikasi pelaksanaan dan keberhasilan program. Dalam suatu organisasi penggunaan evaluasi sangatlah penting guna untuk menilai akuntabilitas organisasi . evaluasi adalah proses penilaian. Penilaian ini bisa menjadi netral, positif atau negatif atau merupakan gabungan dari keduanya. Saat sesuatu dievaluasi biasanya orang yang mengevaluasi mengambil keputusan tentang nilai atau manfaatnya

• Pengertian Evaluasi Menurut Pendapat

• Suharsimi Arikunto (2004 : 1)

Evaluasi adalah kegiatan untuk mengumpulkan informasi tentang bekerjanya sesuatu, yang selanjutnya informasi tersebut digunakan untuk menentukan alternatif yang tepat dalam mengambil keputusan. Fungsi utama evaluasi dalam hal ini adalah menyediakan informasi-informasi yang berguna bagi pihak decision maker untuk menentukan kebijakan yang akan diambil berdasarkan evaluasi yang telah dilakukan.

• Worthen dan Sanders  (1979 : 1)

Evaluasi adalah mencari sesuatu yang berharga (worth). Sesuatu yang berharga tersebut dapat berupa informasi tentang suatu program, produksi serta alternatif prosedur tertentu. Karenanya evaluasi bukan merupakan hal baru dalam kehidupan manusia sebab hal tersebut senantiasa mengiringi kehidupan seseorang. Seorang manusia yang telah mengerjakan suatu hal, pasti akan menilai apakah yang dilakukannya tersebut telah sesuai dengan keinginannya semula.

• Stufflebeam dalam Worthen dan Sanders(1979 : 129)

Evaluasi adalah : process of delineating, obtaining and providing useful information for judging decision alternatives. Dalam evaluasi ada beberapa unsur yang terdapat dalam evaluasi yaitu : adanya sebuah proses (process) perolehan (obtaining), penggambaran (delineating), penyediaan (providing) informasi yang berguna (useful information) dan alternatif keputusan

• RooijackersAd

Mendefinisikan evaluasi sebagai ; setiap usaha atau proses dalam menentukan nilai”. Secara khusus evaluasi atau penilaian juga diartikan sebagai proses pemberian nilai berdasarkan data kuantitatif hasil pengukuran untuk keperluan pengambilan keputusan

• Anne Anastasi (1978)

Mengartikan evaluasi sebagai ; a systematic process of determining the extent to which instructional objective are achieved by pupils”. Evaluasi bukan sekadar menilai suatu aktivitas secara spontan dan insidental, melainkan merupakan kegiatan untuk menilai sesuatu secara terencana, sistematik, dan terarah berdasarkan tujuan yang jelas.

• Meggison (Mangkunegara, 2005:9)

Mendefinisikan evaluasi/penilaian kinerja adalah suatu proses yang digunakan pimpinan untuk menentukan apakah seorang karyawan melakukan pekerjaannya sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya.

• Andew E. Sikula yang dikutip Mangkunegara (2000:69)

Mengemukakan bahwa penilaian pegawai merupakan evaluasi yang sistematis dari pekerjaan pegawai dan potensi yang dapat dikembangkan. Penilaian dalam proses penafsiran atau penentuan nilai, kualitas atau status dari beberapa objek orang ataupun sesuatu (barang).

• Menurut Peter H. Rossi (1993:5)

Menyebutkan bahwa evaluasi merupakan suatu aplikasi penilaian yang sistematis terhadap konsep, desain, implementasi, dan manfaat aktivitas dan program dari suatu organisasi.

• Payaman Simanjuntak (2005:105)

Yang menyatakan evaluasi kinerja adalah penilaian pelaksanaan tugas (performance) seseorang atau sekelompok orang atau unit kerja organisasi atau perusahaan.

• William N. Dunn

Istilah evaluasi mempunyai arti yaitu: “Secara umum istilah evaluasi dapat disamakan dengan penaksiran (appraisal), pemberian angka (rating) dan penilaian (assessment), kata-kata yang menyatakan usaha untuk menganalisis hasil kebijakan dalam arti satuan nilainya. Dalam arti yang lebih spesifik, evaluasi berkenaan dengan produksi informasi mengenai nilai atau manfaat hasil kebijakan” (Dunn, 2003:608).

Menurut saya pribadi, evaluasi adalah suatu metode dan proses penilaian dan pelaksanaan tugas seseorang atau sekelompok orang atau unit-unit kerja dalam satu perusahaan atau organisasi sesuai dengan standar kinerja atau tujuan yang ditetapkan lebih dahulu. Evaluasi kinerja merupakan cara yang paling adil dalam memberikan imbalan atau penghargaan kepada pekerja. Dengan cara pengawasan penilaian, pengumpulan informasi untuk mendapat hasil yang sesungguhnya dibandingkan dengan hasil yang diharapkan dalam kegiatan, apa sudah tercapai apa belum tercapai . selain itu juga menyediakan informasi untuk pembuat keputusan dalam suatu kebijakan, nilai yang dihasilkan dari evaluasi membuat suatu kebijakan bermanfaat terutama dalam mencari peluang perbaikan yang tidak ditetapkan terlebih dahulu. Serta untuk menjamin cara kerja yang efektif dan efisien yang membawa organisasi kepada penggunaan sumber daya secara efektif dan efisiensi ekonomis . Untuk memperoleh laporan serta fakta tentang kesulitan, hambatan, penyimpangan, dilihat dari aspek tertentu misalnya kemajuan kerja,dan program kerja tahunan.Untuk mempelajari fakta dan kemungkinan perbaikannya, untuk meningkatkan akuntabilitas, untuk meningkatkan kinerja.

• Tujuan evaluasi

Kegiatan evaluasi adalah cara paling adil untuk menentukan penghargaan atau imbalan pada karyawan. Evaluasi kerja tentu saja bertujuan untuk menjamin mencapaian sasaran serta tujuan perusahaan . selain itu tujuan evaluasi untuk mengetahui posisi perusahaan serta pencapaian yang telah diraih oleh karyawan . evaluasi ini sangat berguna untuk mengetahui adanya ketidak beresan yang terjadi pada perusahaan. Misalnya untuk mengetahui keterlambatan atau penyimpangan yang telah terjadi , setelah di evaluasi maka akan di ketahui semua penyimpangan itu dan dapat segera diperbaiki sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai dengan optimal . selain itu tujuann evaluasi juga untuk menjamin pencapaian sasaran dan tujuan perusahaan dan juga untuk mengetahui posisi perusahaan dan tingkat pencapaian sasaran perusahaan, terutama untuk mengetahui bila terjadi keterlambatan atau penyimpangan supaya segera diperbaiki, sehingga sasaran atau tujuan tercapai. Hasil evaluasi kinerja individu dapat dimanfaatkan untuk banyak penggunaan.

Tujuan evaluasi menurut pendapat

• Menurut Cronbach (1963) seperti yang dikutip oleh Purwanto dan Suparman bahwa “evaluasi mempunyai tujuan sebagai alat penyedia informasi untuk membuat keputusan”.
• Djuju Sudjana (2006) menyatakan berbagai macam tujuan evaluasi, yaitu:

1. Memberikan masukan untuk perencanaan program
2. Memberikan masukan untuk kelanjutan, perluasan, dan penghentian program.
3. Memberi masukan untuk memodifikasi program.
4. Memperoleh informasi tentang faktor pendukung dan penghambat program.
5. Memberi masukan untuk motivasi dan Pembina pengelola dan pelaksana program.
6. Memberi masukan untuk memahami landasan keilmuan bagi evaluasi program.

• Arikunto (2004)

Menurutnya ada dua tujuan evaluasi yaitu tujuan umum dan tujuan khusus. Tujuan umum diarahkan kepada program secara keseluruhan sedangkan tujuan khusus lebih difokuskan pada masing-masing komponen. Implementasi program harus senantiasa di evaluasi untuk melihat sejauh mana program tersebut telah berhasil mencapai maksud pelaksanaan program yang telah ditetapkan sebelumnya.

Ada empat kemungkinan kebijakan yang dapat dilakukan berdasarkan hasil dalam pelaksanaan sebuah program keputusan, yaitu:

1. Menghentikan program, karena dipandang bahwa program tersebut tidak ada manfaatnya, atau tidak dapat terlaksana sebagaimana diharapkan.
2. Merevisi program, karena ada bagian-bagian yang kurang sesuai dengan harapan (terdapat kesalahan tetapi hanya sedikit).
3. Melanjutkan program, karena pelaksanaan program menunjukkan bahwa segala sesuatu sudah berjalan sesuai dengan harapan dan memberikan hasil yang bermanfaat.
4. Menyebarluaskan program (melaksanakan program di tempat-tempat lain atau mengulangi lagi program di lain waktu), karena program tersebut berhasil dengan baik maka sangat baik jika dilaksanakan lagi di tempat dan waktu yang lain.

• James E. Neal Jr (2003:4-5) adalah :

1. Mengidentifikasi kemampuan dan kekuatan karyawan
2. Mengindentifikasi potensi perkembangan karyawan
3. Untuk memberikan informasi bagi perkembangan karyawan
4. Untuk membuat organisasi lebih produktif
5. Untuk memberikan data bagi kompensasi karyawan yang sesuai
6. Untuk memproteksi organisasi dari tuntutan hukum perburuhan.

• Mangkunegara (2005:10) adalah untuk :

1. Meningkatkan saling pengertian di antara karyawan tentang persyaratan kinerja
2. Mencatat dan mengakui hasil kerja seorang karyawan, sehingga mereka termotivasi untuk berbuat yang lebih baik, atau sekurang-kurangnya berprestasi sama dengan prestasi yang terdahulu
3. Memberikan peluang kepada karyawan untuk mendiskusikan keinginan dan aspirasinya dan meningkatkan kepedulian terhadap karir atau terhadap pekerjaan yang diembannya sekarang
4. Mendefinisikan atau merumuskan kembali sasaran masa depan, sehingga karyawan termotivasi untuk berprestasi sesuai potensinya
5. Memeriksa rencana pelaksanaan dan pengembangan yang sesuai dengan kebutuhan pelatihan, khususnya rencana diklat, dan kemudian menyetujui rencana itu jika tidak ada hal-hal yang ingin diubah.

• Terry, tujuan diadakannya evaluasi dalam sebuah organisasi antara lain :

1. Sebagai alat untuk memperbaiki kebijaksanaan program dan perencanaan program yang ada
2. Sebagai alat untuk memperbaiki alokasi sumber daya
3. Sebagai alat untuk memperbaiki suatu pelaksanaan yang sedang berjalan
4. Sebagai alat untuk melaksanakan perencanaan kembali yang lebih baik dari suatu program
   • Fungsi Evaluasi

Evaluasi mempunyai beberapa fungsi yaitu :

1. Memberi informasi yang valid mengenai kinerja kebijakan, program dan kegiatan, yaitu mengenai seberapa jauh kebutuhan, nilai dan kesempatan telah dicapai. Dengan evaluasi dapat diungkapkan mengenai pencapaian suatu tujuan, sasaran dan target tertentu.
2. Memberi sumbangan pada klarifiaksi dan kritik. Evaluasi memberi sumbangan pada klarifikasi dan kritik terhadap nilai-nilai yang mendasari tujuan dan target. Nilai diperjelas dengan mendefinisikan dan mengoperasikan tujuan dan target.
3. Memberi sumbangan pada aplikasi metode analisis kebijakan, termasuk perumusan masalah dan rekomendasinya. Informasi mengenai tidak memadainya suatu kinerja kebijakan, program dan kegiatan memberikan kontribusi bagi perumusan ulang kebijakan, program dan kegiatan. Evaluasi dapat pula menyumbangkan rekomendasi bagi pendefinisian alternatif kebijakan, yang bermanfaat untuk mengganti kebijakan yang berlaku dengan alternatif kebijakan yang lain.

Menurut pendapat di atas, fungsi evaluasi untuk memberi informasi yang baik dan benar. Memberi kritikan pada klarifikasi suatu nila-nilai dari suatu tujuan dan target, kemudian membuat suatu metode kebijakan untuk mencapai kinerja sehingga program dan kegiatan yang di evaluasi memberikan kontribusi bagi perumusan ulang kebijakan suatu kegiatan dalam organisasi atau instansi.

• Tahap dan Proses Pelaksanaan Evaluasi

Secara umum, evaluasi dibagi menjadi 3 tahap, yaitu :

1. Penilaian pada tahap awal program

Dilakukan ketika program belum dilaksanakan. Untuk menentukan skala prioritas dari berbagai alternative dan kemungkinan cara mencapai tujuan yang telah dirumuskan sebelumnya.

 

2. Penilaian pada tahap pelaksanaan program

Dilakukan ketika program telah dilaksanakan. Untuk mrnrntukan tingkat kemajuan pelaksanaan rencana dibandingkan dengan rencana sebelumnya.

3. Penilaian pada tahap akhir program

Dilakukan ketika program telah selesai dilaksanakan; untuk mereview apakah pencapaian program mampu mengatasi masalah yang ingin diciptakan; untuk menilai efisiensi, efektifitas terhadap pencapaian program tersebut.

Terdapat bebarapa proses dalam mengevaluasi suatu kinerja atau system dalam sebuah organisasi, antara lain :

1. Menentukan tujuan evaluasi
2. Merumuskan masalah evaluasi
3. Menentukan jenis data yang akan dikumpulkan
4. Menentukan sampel sesuai dengan tujuan evaluasi
5. Menentukan model evaluasi sesuai dengan tujuan evaluasi
6. Menentukan alat evaluasi
7. Merencanakan personal evaluasi
8. Merencanakan anggaran
9. Merencanakan jadwal kegiatan

• UNSUR-UNSUR EVALUASI DALAM MANAJEMEN
  1. Input

1. Kemampuan

Untuk dapat mengikuti program dalam program kerja,pekerja harus memiliki kemampuan yang sepadan. Alat ukur yang digunakan untuk mengukur kemampuan ini disebut tes kemampuan atau attitude test.

1. Kepribadian

Kepribadian adalah sesuatu yang terdapat pada diri manusia dan menampakkan bentuknya dalam tingkah laku. Dalam hal-hal tertentu, informasi tentang kepribadian sangat diperlukan. Alat untuk mengetahui kepribadian seseorang disebut tes kepribadian atau pesonality test.

1. Sikap-sikap

Sebenarnya sikap ini merupakan bagian dari tingkah laku manusia sebagai gejala atau gambaran kepribadian yang memancar keluar. Namun karena sikap ini merupakan sesuatu yang paling menonjol dan sangat dibutuhkan dalam pergaulan maka banyak orang yang menginginkan informasi khusus tentangnya. Alat untuk mengukur keadaan sikap seseorang dinamakan tes sikap atau attitude test. Oleh karena tes ini berupa skala, maka lalu disebut skala sikap atau attitude scale.

1. Inteligensi

Untuk mengetahui tingkat inteligensi ini digunakan tes inteligensi yang sudah banyak diciptakan oleh para ahli. Dalam hal ini yang terkenal adalah tes buatan Binet dan Simon yang dikenal dengan tes Binet-Simon. Selain itu ada lagi tes-tes yang lain misalnya SPM, Tintum, dan sebagainya. Dari hasil tes akan diketahui IQ (Intelligence Quotient) orang tersebut.

2. Transformasi

Unsur-unsur dalam transformasi yang menjadi objek penilaian antara lain:

1. Kurikulum/materi
2. Metode dan cara penilaian
3. Sarana dan prasarana
4. Sistem administrasi
5. Atasan dan personal lainnya

3. Output

Penilaian terhadap kegiatan dilakukan untuk mengetahui seberapa jauh tingkat pencapaian/prestasi kerja mereka selama mengikuti program. Alat yang digunakan untuk mengukur pencapaian ini disebut tes pencapaian atau achievement test.

• JENIS EVALUASI

1. Menurut waktu pelaksanaan dibedakan menjadi 2 jenis, yaitu :
   1. Evaluasi Formatif, dilaksanakan pada saat pelaksanaan prioritas, focus prioritas/ program prioritas, dengan tujuan memperbaiki tujuan pelaksanaannya. Temuan utama biasanya berupa masalah-masalah dalam pelaksanaannya
   2. Evaluasi Summatif, dilaksanakan pada saat prioritas focus prioritas/ program prioritas sudah selesai diselenggarakan, bertujuan untuk menilai hasil pelaksanaan. Temuan utama berupa capaian-capaian prioritas dari pelaksanaan prioritas atau kegiatan prioritas.
2. Menurut tujuan dapat dilakukan 4 jenis evaluasi, yaitu :
   1. Evaluasi Formulasi : mengkaji formulasi apakah formulasi desain kebijakan atau program yang dilakukan pada saat penyusunan awal telah menggunakan metode yang benar.
   2. Evaluasi Proses : mengkaji apakah pelaksanaan focus prioritas/ program prioritas berjalan kearah pencapaian sasaran.
   3. Evaluasi Biaya – Manfaat/Efektivitas (cost-benefit) : mengkaji apakah biaya prioritas focus prioritas/ program prioritas untuk mencapai capaian atau sasaran yang sudah ditetapkan.
   4. Evaluasi Dampak : mengkaji apakah prioritas, focus prioritas/ program prioritas memberikan pengaruh atau manfaat yang telah ditetapkan terhadapa penerima manfaat.

• PRINSIP EVALUASI

Secara umum suatu proses evaluasi dalam pendidikan dapat dikatakan terlaksana secara baik apabila memegang pada prinsip-prinsip dalam melakukan evaluasi, antara lain :

1. Berprinsip keseluruhan

dalam evaluasi seharusnya evaluasi tersebut dilaksanakan secara keseluruhan yaitu menyeluruh kesemua bagian. Sehingga evaluasi dapat dikatakan baik karena semua pihak yang dievaluasi dapat melaksanakannya semua.Dengan kata lain evaluasi hasil belajar harus dapat mencangkup berbagai aspek yang dapat menggambarkan perkembangan tingkah laku yang terjadi pada peserta didik. Dengan demikian evaluasi hasil belajar dapat mengungkap aspek proses berpikir, bersikap, dan bertindak. Dari hasil evaluasi belajar yang dilakukan secara menyeluruh maka akan didapat hasil hasil secara menyeluruh pula. Yang dengannya menjadi bahan-bahan dan informasi yang lengkap menganai keadaan dan perkembangan subjek didik yang sedang dijadikan sasaran evaluasi.

1. Berprinsip kesinambungan.

Prinsip ini biasanya dikenal dengan prinsip kontinuitas, yang dimaksudkan di sini adalah sebagai suatu evaluasi dapat dikatakan menjadi baik jika evaluasi itu dilakukan secara sambung menyambung dan dilakukan dari waktu ke waktu. Dengan demikian maka akan dapat diperoleh gambaran kemajuan yang terjadi di antara para siswa yang di evaluasi. Dan gambaran kemajuan yang diperoleh dari peserta didik ini dapat dijadikan sebagai langkah untuk menentukan langkah-langkah atau kebajikan-kebajikan yang perlu diambil untuk masa-masa selanjutnya agar tujuan pendidikan dapat dicapai secara baik.

1. Berprinsip obyektivitas Prinsip

Obyektivitas mengandung makna bahwa evaluasi hasil belajar dapat dinyatakan sebagai evaluasi yang baik apabila terlepas dari fakto-faktor yang bersifat subyektif. Maka dalam melaksanakan evaluasi sebaiknya senantiasa berpikir dan bertindak secara wajar, menurut keadaan yang senyatanya tidak dicampuri oleh kepentingan-kepentingan yangbersifat subyektif. Maka prinsip obyektivitas ini sangat penting dilakukan. Sehingga dalam melakukan evaluasi dapat menghasilkan evaluasi yang murni yang tidak ternodai oleh sifat subyektif yang ada, karena keaslian dan kemurnian evaluasi inilah yang akan dapat digunakan untuk menentukan langkah yang baik selanjutnya.

2. ANALISA HUBUNGAN ANTARA EVALUASI DENGAN ORGANISASI

hubungan antara evaluasi dengan organisasi sangat erat , karena dalam organisasi membutuhkan evaluasi guna untuk menilai suatu awal, proses, dan akhir pelaksanaan program. Tanpa adanya evaluasi, program-program yang berjalan tidak akan dapat dilihat efektifitasnya Dengan demikian suatu program manjajemen dalam organisasi tidak akan berjalan dengan lancar atau tepat sasaran ,dengan cara mengevaluasi bertujuan untuk menyediakan data dan informasi serta rekomendasi bagi pengambil keputusan apakah akan melanjutkan, memperbaiki atau menghentikan sebuah program. Jika suatu organisasi atau instansi melakukan evaluasi akan mempunyai manfaat yang cukup baik untuk organisasinya, yaitu : membantu menentukan kebijakan yang baik, membantu memperbaiki kesalahan- kesalahan dan kelemahan-kelemahan yang ada, menganalisis masalah-masalah yang terjadi dengan penyelesaiannya; memperbaiki kinerja anggota/karyawan.
BAB III

PENUTUP

• KESIMPULAN

Kegiatan evaluasi memang dibutuhkan dalam suatu organisasi guna menilai, mengumpulkan informasi bagaimana system, proses, cara dalam organisasi telah dikerjakan dengan baik atau belum oleh masing-masing anggota terhadap kebijakan yang telah ditentukan. Fungsi evaluasi sangat penting dalam manajemen karena evaluasi seperti yang diketahui dari arti dari Evaluasi adalah proses penilaian. Penilaian ini bisa menjadi netral, positif atau negatif atau merupakan gabungan dari keduanya. Saat sesuatu dievaluasi biasanya orang yang mengevaluasi mengambil keputusan tentang nilai atau manfaatnya. Penilaian harus dikembangkan bersama perencanaan suatu program. Penilaian pada kegiatan evaluasi dilakukan pada komponen input, proses dan input. Penilaian selalu terkait dengan proses pengambilan keputusan