Kartu utang adalah bagian penting dalam pengelolaan utang usaha. Pengusaha mesti tahu cara membuatnya agar tidak rugi.
Utang memang memiliki konotasi negatif. Tapi utang punya peran yang amat penting dalam perkembangan usaha. Bahkan hampir semua negara memiliki utang yang dimanfaatkan untuk menggenjot pertumbuhan ekonominya. Bagi pengusaha, memiliki utang adalah keniscayaan. Selain dari bank, utang bisa muncul dari pembelian secara kredit kepada supplier atau vendor. Karena itu, harus ada bekal pengelolaan utang agar tidak justru merugikan usaha. Salah satu caranya adalah dengan menggunakan kartu utang.
(Baca: Kartu Virtual Adalah: Serba-Serbi dan Manfaatnya untuk Bisnis)
Pengertian Kartu Utang
Kartu utang adalah bagian dari sistem pencatatan transaksi keuangan alias akuntansi suatu perusahaan. Kartu utang juga sering disebut buku besar pembantu utang dagang. Sebagai pembantu, dokumen ini merupakan perluasan atau perpanjangan dari buku besar umum yang memuat semua catatan transaksi keuangan pada periode tertentu.
Sebagaimana diuraikan oleh Investopedia, kartu utang adalah buku besar pembantu yang memuat daftar semua kreditor. Kreditor adalah pihak yang memberikan kredit, pinjaman, atau utang. Ketika suatu usaha hanya memiliki segelintir kreditor, bisa-bisa saja jika hendak memisahkan akun utang usaha untuk tiap kreditor di buku besar. Namun, bila ada banyak kreditor, buku besar akan berisi terlalu banyak catatan atau dokumen sehingga tidak praktis dan bisa membingungkan.
Bayangkan jika suatu usaha melakukan pembelian secara kredit kepada ratusan kreditor yang berbeda. Lalu catatan kredit itu dipisah-pisah buat tiap kreditor. Kira-kira akan seberapa banyak halaman yang dibutuhkan untuk memuat akun utang usaha tersebut dalam buku besar? Apalagi itu belum ditambah dengan akun-akun lain yang mesti dicatat dalam buku besar.
Jika menggunakan satu buku besar saja, pekerjaan tidak akan efisien. Ketika hendak mencari data utang kepada vendor tertentu, misalnya, pemilik usaha atau akuntan mesti menelusuri halaman demi halaman buku besar untuk menemukan informasi itu. Penyiapan laporan keuangan atau neraca saldo pun akan lebih sulit. Sebagai alternatif, buku besar pembantu utang dagang alias kartu utang dapat digunakan.
Kartu utang dagang memuat informasi mengenai pihak kreditor, seperti vendor dan supplier. Informasi itu mencakup identitas nama, riwayat transaksi, dan data lain yang dibutuhkan. Dalam menyiapkan kartu utang, ada sejumlah hal yang mesti digarisbawahi, yakni satu kartu dibuat hanya untuk satu kreditor serta termin pembayaran, denda atas keterlambatan pembayaran, dan pajak sudah ditentukan.
Adapun buku jurnal yang menjadi sumber catatan dalam kartu utang adalah jurnal pembelian dan pengeluaran kas. Dokumen yang dijadikan dasar pencatatan transaksi antara lain:
- Faktur untuk pembelian secara kredit
- Memo kredit sebagai bukti transaksi pembelian retur
- Kuitansi sebagai bukti pengeluaran kas
Kartu utang digunakan untuk mencatat jumlah nilai yang terutang dari transaksi pembelian secara kredit. Dari kartu ini bisa diketahui apakah jumlah pembayaran sudah sesuai dengan jumlah utang dan apakah utang sudah dibayar sesuai dengan tanggal jatuh tempo. Karena itu, berdasarkan kartu utang dapat dilihat laporan posisi saldo utang dan utang jatuh tempo pada setiap periode akuntansi.
Photo by: PXHere
(Baca: 5 Cara Membuat Kartu Kredit Virtual Gratis dan Mudah)
Fungsi Kartu Utang
Jika pernah mencetak catatan transaksi pada buku tabungan individu, kira-kira seperti itulah fungsi kartu utang. Bedanya adalah buku tabungan menyajikan informasi mutasi rekening yang menjelaskan berapa dana yang keluar dan masuk plus tanggalnya. Sedangkan kartu ini memuat informasi mutasi utang dagang yang berkurang atau bertambah kepada tiap kreditor.
Fungsi lainnya termasuk:
- Membantu kontrol internal dan audit akun dengan melihat saldo tiap kreditor
- Memastikan tidak ada kekeliruan dalam saldo akun buku besar
- Menyusun laporan saldo terutang dan biaya yang belum dibayar untuk tiap kreditor
- Memudahkan pelacakan pembayaran utang
Agar fungsi tersebut dapat berjalan, ada sejumlah hal yang mesti diperhatikan saat membuat catatan transaksi dalam kartu utang, yakni:
Keabsahan dokumen
Dokumen yang digunakan dalam transaksi harus dipastikan validitasnya. Misalnya bagian pembelian mesti sudah dipastikan telah menyetujui faktur pembelian. Selain itu, faktur harus dicek silang dengan laporan penerimaan barang. Keabsahan dokumen yang menjadi sumber penyusunan kartu utang ini harus diperiksa dengan saksama.
Ketepatan data utang
Laporan yang tertera dalam kartu utang harus sama dengan data dalam dokumen transaksi. Misalnya faktur pembelian satu pihak kreditor tidak boleh tertukar dengan pihak lain. Jumlah utang yang tercatat dalam kartu juga harus sesuai dengan dokumen transaksi.
Informasi detail
Buku besar pembantu utang dagang menyajikan informasi detail mengenai utang yang dimiliki perusahaan. Jadi data dokumen transaksi harus dipastikan memuat rincian informasi ini agar memudahkan penyusunan laporan. Misalnya nama kreditor, tanggal transaksi, dan tanggal jatuh tempo pembayaran.
(Baca: Cara Membuat Kartu Debit Virtual dan Manfaatnya)
Format Kartu Utang
Setiap perusahaan memiliki kebutuhan dan kebijakan bisnis yang berbeda. Karena itu, format kartu utang yang digunakan pun bisa berlainan. Yang pasti, kartu itu biasanya memuat informasi seperti nomor rekening dan nama kreditor, tanggal transaksi, keterangan, kolom debit dan kredit, serta saldo utang.
Di bawah ini ada beberapa contoh format kartu utang:
Kartu Utang
Periode: Nomor:
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Kartu Utang Bulan…Tahun….
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Kartu Utang
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Contoh Membuat Kartu Utang
Sekali lagi perlu digarisbawahi, tidak ada format kartu utang yang seragam pada semua perusahaan. Untuk memahami lebih lanjut tentang apa itu kartu utang, berikut ini contoh dengan menggunakan salah satu contoh format yang kerap dipakai.
Pada Agustus 2022, toko kue Maharani memiliki catatan transaksi pembelian secara kredit kepada tiga supplier. Pertama, Rp 1.500.000 kepada UD Sejahtera, lalu Rp 750.000 kepada UD Sinar Jaya, dan Rp 1.250.000 kepada UD Pelita. Bagaimanakah cara membuat kartu utang untuk tiap supplier itu?
Catatan transaksi pembelian secara kredit Agustus 2022
Tanggal | Faktur | Kreditor | Jumlah |
5 Agustus | No.TR-112 | UD Sejahtera | Rp 1.500.000 |
11 Agustus | No.TP-03 | UD Sinar Jaya | Rp 750.000 |
22 Agustus | No.CK-22 | UD Pelita | Rp 1.250.000 |
Total | Rp 3.500.000 | ||
BUKU BESAR
Periode Agustus 2022
Akun: UTANG USAHA
No.132
Tanggal | Keterangan | Ref | Debit | Kredit | Saldo | ||
Debit | Kredit | ||||||
Agustus 2022 | 5 | Saldo | – | – | – | – | – |
31 | Posting | SKJ-1 | – | 3.500.000 | – | – | |
31 | Posting | POJ-1 | – | – | – | 3.500.000 | |
Buku besar pembantu utang
Kartu Utang
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Kartu Utang
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Kartu Utang
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Contoh di atas mengasumsikan tidak ada pembayaran utang kepada kreditor pada periode Agustus 2022. Jika ada pembayaran baik sebagian ataupun sebagian, tinggal dimasukkan ke akun utang usaha di bagian debit, lalu dirinci di tiap kartu utang.
Untuk memudahkan pembuatan buku besar pembantu utang usaha ini, ada software akuntansi yang bisa dimanfaatkan. Beberapa software ini pun terintegrasi dengan platform manajemen pengeluaran seperti Spenmo sehingga tiap transaksi yang dilakukan bisa segera tercatat dan diolah dalam program akuntansi.
Dengan begitu, usaha bisa lebih efisien dan efektif dijalankan sekaligus menghindari kekeliruan yang rentan terjadi jika proses ini dikerjakan secara manual.