Buku besar pembantu utang berisi informasi spesifik yang dapat memudahkan perusahaan. Pahami seluk beluknya lewat artikel ini.
Laporan keuangan yang baik adalah yang benar-benar menggambarkan kondisi perusahaan secara detail. Salah satu upaya untuk mencapai hal tersebut adalah menggunakan buku besar pembantu, termasuk buku besar pembantu utang.
Buku besar adalah kumpulan perkiraan atau akun yang mencatat semua transaksi perusahaan. Akun tersebut secara umum terdiri dari aset, liabilitas, modal, pendapatan, dan beban–dengan berbagai turunannya.
Buku besar dibagi lagi menjadi dua, buku besar umum atau general ledger dan buku besar pembantu atau subsidiary ledger. Buku besar pembantu utang adalah satu dari dua buku besar pembantu yang umum dibuat, selain buku besar pembantu piutang.
Berikut penjelasan lebih lengkap soal buku besar pembantu utang.
(Baca: Buku Besar Adalah: Definisi, Cara Membuat, dan Contohnya)
Pengertian
Mengutip buku Pengantar Akuntansi 1 (2019), buku besar pembantu ringkasnya adalah perluasan dari buku besar umum. Dikatakan perluasan karena isi dari buku besar pembantu adalah rincian dari akun tertentu yang ada di buku besar.
Jadi, apa itu buku besar pembantu utang? Lantas, apa itu buku pembantu utang dan piutang?
Buku besar pembantu utang adalah dokumen yang mencatat perubahan utang atau membeli dengan kredit menurut nama perusahaan. Sementara buku besar pembantu piutang mencatat piutang per pelanggan.
Katakanlah buku besar utama sebuah perusahaan mencatat akun “utang usaha” sebesar 100 juta. Tak ada informasi apa pun selain itu karena memang buku besar utama sifatnya total atau agregat. Dari buku besar pembantu utanglah kita tahu, misalnya, 100 juta itu adalah utang kepada pemasok A sebanyak 50 juta, pemasok B 30 juta, dan pemasok C 20 juta.
Rinciannya tentu saja tidak hanya soal jumlah. Bisa juga, misalnya, jenis-jenis barang yang dibeli dengan utang.
(Baca: Sekilas Buku Besar Pembantu: dari Sumber sampai Cara Mencatatnya)
Sumber Pencatatan
Buku besar pembantu biasanya selalu dibuat jika perusahaan juga memutuskan menggunakan jurnal khusus selain jurnal umum. Jadi misalnya perusahaan punya jurnal utang usaha, maka dapat dipastikan mereka juga akan membuat buku besar pembantu utang.
Dengan demikian dapat dikatakan bahwa sumber pencatatan buku besar adalah jurnal khusus.
Meski demikian, bukan berarti perusahaan yang hanya mengandalkan jurnal umum tak bisa membuat buku besar pembantu. Jurnal umum juga bisa jadi sumber pencatatan.
Jurnal adalah dokumen cukup awal yang tercipta dalam siklus akuntansi. Ini menjadi sumber pencatatan karena memang dibuat persis sebelum menyusun buku besar. Jurnal adalah dokumen yang mencatat semua transaksi yang terjadi secara kronologis.
Jurnal sendiri harus dicatat dengan melampirkan bukti transaksi. Maka bisa dibilang sumber utama dari pencatatan buku besar pembantu utang adalah semua bukti transaksi yang terkait utang seperti faktur, kuitansi, dan lain-lain.
(Baca: Buku Besar Pembantu Piutang Dagang: Fungsi, Contoh, dan Cara Membuat)
Fungsi
Akun buku besar umum yang rinciannya dicatat dalam buku besar pembantu disebut akun pengawas, sementara akun yang merinci akun pengawas itu disebut akun pembantu. Disebut demikian karena memang pada dasarnya buku besar pembantu adalah tentang meningkatkan pengawasan internal keuangan perusahaan.
Mengapa bisa demikian? Mari kembali ke buku besar pembantu utang. Buku besar pembantu utang akan diperbarui setelah transaksi terkait terjadi. Lalu di akhir periode akan disusun daftar saldo utang. Daftar saldo utang ini bisa jadi pembanding, apakah sama dengan saldo akun utang dalam buku besar umum atau tidak.
Fungsi lainnya adalah sebagai berikut:
- Memudahkan membuat laporan keuangan karena buku besar umum yang menjadi dasar penyusunan sudah ringkas
- Pembagian tugas dapat dibuat, antara menyusun buku besar pembantu dan buku besar umum
- Memberikan keterangan lebih detail dibanding buku besar umum
Contoh Transaksi
Photo by Mohamed Hassan Pxhere.com
Pemahaman mengenai buku besar pembantu utang akan semakin lengkap ketika kita tahu bagaimana cara membuatnya. Dan untuk membuatnya kita perlu ilustrasi berbagai contoh transaksi terkait.
Di bawah ini transaksi perusahaan bernama CV Maju Terus yang terkait dengan utang usaha alias account payable. Karena hanya ilustrasi, jumlah transaksi hanya empat.
- Membeli secara kredit peralatan dari CV Adamas sebesar Rp 10 juta
- Membeli secara kredit peralatan dari PT Somalia sebesar Rp 30 juta
- Membayar sebagian utang nomor 1 50 persen
- Membayar sebagian utang nomor 2 sebanyak 10 juta
Sebelum masuk ke buku besar pembantu utang, empat transaksi di atas akan tercatat dalam buku besar umum sebagai berikut:
Nama akun: utang usaha
Cara Membuat
Dari buku besar utang usaha di atas kita hanya tahu informasi sangat umum. Apa yang hendak diberikan oleh buku besar pembantu utang adalah informasi lebih detail seperti nama kreditur dan alamatnya.
Masih mengikuti transaksi di atas, buku besar pembantu utang menjadi berbentuk seperti ini:
Nama: CV Adamas
Alamat: Jl Raya Proyek
Nama: PT Somalia
Alamat: Jl Infrastruktur
Sebagai informasi, kolom “ref” dalam buku besar pembantu utang di atas merujuk pada referensi. Ia bisa berisi keterangan nomor faktur atau jurnal tempat transaksi itu dicatat.
Jika dilihat, total saldo yang terdapat dalam buku besar pembantu di atas sama dengan saldo yang terdapat dalam buku besar utama utang usaha. Dengan demikian pemeriksaan silang membuktikan tidak ada yang keliru dari akun yang satu ini.
Sekali lagi, karena hanya ilustrasi, contoh buku besar pembantu utang di atas memang terlampau sederhana–hanya melibatkan empat transaksi. Dalam praktiknya tentu saja akan jauh lebih banyak.
Penutup
Perusahaan pasti berelasi tak hanya dengan satu vendor atau pemasok. Mereka akan berutang ke banyak pihak. Dalam hal ini buku besar pembantu utang berguna untuk mencatat semua detail tanpa harus membuat banyak entri pada buku besar.
Buku besar pembantu sangat bermanfaat untuk menjalankan pengendalian internal. Saldo yang tercatat di sana dapat diperiksa silang dengan total yang dilaporkan pada buku besar. Jika sama, maka tak ada kesalahan laporan.
Perusahaan membuat buku besar pembantu kapan pun mereka butuh. Selain buku besar pembantu utang yang kita bahas, ada pula buku besar pembantu lain yang lazim, misalnya pembantu piutang, persediaan, sampai peralatan.
https://spenmo.id/blog/buku-besar-pembantu-utang