Bila tak mau rugi hingga jatuh bangkrut, pengusaha mesti memiliki buku besar pembantu piutang dagang. Bagaimana membuatnya?
Buku besar pembantu piutang dagang menjadi bagian dari rutinitas pencatatan transaksi sehari-hari sebagian besar perusahaan. Bagi usaha mikro, kecil, dan menengah (UMKM), buku besar ini sangat berperan membantu menjaga catatan keuangan tetap rapi, ringkas, dan tentunya lebih akurat. Karena itu, ada baiknya pengusaha UMKM memahami lebih lanjut ihwal apa itu buku besar pembantu piutang beserta fungsi, contoh, dan cara membuatnya.
Pengertian Buku Besar Pembantu Piutang Dagang
Terdapat dua macam buku besar berisi catatan transaksi dalam aktivitas akuntansi suatu usaha. Yang pertama adalah buku besar umum alias general ledger. Yang kedua adalah buku besar pembantu atau subsidiary ledger. Buku besar umum memuat detail catatan keuangan pada periode tertentu. Adapun buku besar pembantu merupakan kumpulan catatan keuangan yang lebih rinci untuk transaksi yang spesifik dari buku besar umum. Maka dalam hal ini buku besar pembantu piutang dagang secara spesifik berisi rincian catatan transaksi piutang dagang perusahaan pada periode tertentu.
Seperti dijelaskan Investopedia, buku besar pembantu piutang dagang adalah buku akuntansi yang menunjukkan daftar pelanggan atau klien yang memiliki utang kepada suatu usaha. Pihak yang berutang atau melakukan pembelian secara kredit ini didaftar dalam buku besar guna memudahkan pelacakan piutang dagang perusahaan. Buku besar pembantu ini juga mencerminkan riwayat transaksi perusahaan dengan memisahkan tiap akun untuk tiap pihak yang berutang.
Jika tiap akun dicatat dalam buku besar umum langsung, pastinya akan butuh berlembar-lembar halaman. Apalagi bila pihak yang berutang berjumlah hingga ratusan. Jumlah utang yang tercatat dalam buku besar pembantu ini mesti dibandingkan dengan saldo piutang dagang di buku besar umum untuk mengecek akurasinya.
Misalnya sebuah perusahaan punya 100 klien yang masih memiliki utang. Maka tiap klien itu dicatat dalam akun sendiri-sendiri yang menerangkan jumlah utang masing-masing. Akun piutang dagang yang utama mencakup semua utang tersebut dalam satu saldo yang tercatat dalam neraca perusahaan. Akun piutang dagang utama itu tidak memuat informasi rinci mengenai tiap klien yang berutang.
Kebalikan dari buku besar pembantu piutang dagang adalah buku besar pembantu utang dagang. Dengan mekanisme yang serupa, buku besar pembantu utang dagang harus direkonsiliasikan dengan saldo utang dagang dalam buku besar umum.
Bila tak mau rugi hingga berisiko jatuh bangkrut, pengusaha mesti memiliki buku besar pembantu piutang usaha. Bukan hanya bisnis berskala besar yang memerlukannya, tapi juga pelaku UMKM yang memiliki piutang.
(Baca: Mengenal Account Receivable Turnover, Rumus, dan Cara Menghitungnya)
Sumber Pencatatan Buku Besar Pembantu Piutang Dagang
Ketika bertransaksi, tentu ada bukti yang digunakan dan disepakati oleh para pihak yang terlibat dalam transaksi. Sumber pencatatan buku besar pembantu piutang dagang adalah bukti-bukti atau catatan transaksi tersebut, misalnya:
- Faktur penjualan
- Bukti penerimaan kas
- Bukti penerimaan piutang
- Nota kredit yang dikirim kepada pembeli
- Kuitansi
- Nota pembayaran
Ini semua merupakan bukti transaksi yang mengakibatkan perubahan nilai nominal akun utang dan piutang. Transaksi tersebut bisa dicatat dulu dalam jurnal khusus, baru dimasukkan ke buku besar pembantu. Dalam buku besar pembantu, setiap akun dibuat seturut pihak yang melakukan pembelian secara kredit.
Saat transaksi dicatat dalam buku besar pembantu piutang dagang, pencatatan juga dilakukan dalam jurnal khusus. Setelah catatan dalam buku besar pembantu selesai, lalu dibuat daftar saldo piutang. Total daftar saldo piutang ini mesti cocok dengan saldo yang tercatat dalam buku besar pembantu piutang.
(Baca: Perbedaan Account Payable dan Account Receivable dalam Bisnis)
Langkah Membuat Buku Besar Pembantu Piutang Dagang
Secara umum, cara membuat buku besar pembantu piutang dagang terbagi menjadi tiga langkah, yakni:
Merekapitulasi transaksi secara kredit
Langkah pertama dalam menyusun buku besar pembantu piutang dagang adalah mengumpulkan semua catatan transaksi secara kredit, dari data piutang, transaksi yang tengah berjalan, hingga penerimaan piutang.
Memasukkan catatan ke buku besar
Begitu catatan sudah terekapitulasi, masukkan ke buku besar sesuai dengan periode yang dicatat. Dalam tabel catatan ini termuat jenis jurnal tiap transaksi, seperti jurnal penjualan atau jurnal penerimaan kas.
Menyusun buku besar pembantu piutang usaha
Langkah terakhir adalah memindahkan catatan transaksi piutang dalam buku besar ke buku pembantu piutang usaha sesuai dengan identitas debitor atau pihak yang berutang.
Photo by:Mohamed Hassan
(Baca: Sekilas Buku Besar Pembantu: dari Sumber sampai Cara Mencatatnya)
Fungsi Buku Besar Pembantu Piutang Dagang
Dalam poin sebelumnya sudah dibahas sekilas mengenai peran atau fungsi buku besar pembantu piutang dagang. Tujuan utama pembuatan buku besar ini adalah merawat catatan utang setiap pihak yang berutang. Jadi pemilik usaha tahu siapa saja yang masih berutang dan lebih mudah melakukan penagihan berdasarkan catatan dalam buku ini.
Selain itu, buku besar pembantu piutang dagang berfungsi:
- Menghindari kerumitan dan kebingungan yang bisa terjadi jika buku besar utama terlalu panjang karena memuat akun piutang yang begitu banyak
- Memberikan rincian setiap akun piutang usaha dengan mudah
- Membuat operasional usaha lebih tertata
- Memberikan informasi penting tentang demografi pelanggan
- Membantu pengusaha membuat keputusan bisnis yang lebih bisa diandalkan
- Mencegah kecurangan (fraud) internal
- Memastikan tidak ada piutang yang sudah lewat jatuh tempo tapi belum tertagih/terlunasi
Buku besar umum tidak dapat menyediakan informasi yang detail mengenai transaksi keuangan perusahaan. Karena itu, ada buku besar pembantu piutang dagang, juga buku besar pembantu lain, yang dapat memberikan rincian yang bermanfaat bagi pemilik dan pengelola usaha dalam upaya meraih target bisnis ke depan. Termasuk berkaitan dengan pengelolaan aktiva lancar dan kewajiban lancar.
Contoh Transaksi Buku Besar Pembantu Piutang
Sebagai contoh, Toko Material Lancar Jaya memiliki catatan transaksi bulan Agustus 2022 sebagai berikut:
Tanggal | Nomor Faktur | Debitor | Jumlah | |
Agustus 2022 | 2 | F.35 | CV Agung Makmur | Rp 5.000.000 |
16 | F.36 | UD Merdeka | Rp 7.800.000 | |
22 | F.37 | PD Cahaya Sentosa | Rp 6.500.000 | |
27 | F.38 | CV Gilang Raharja | Rp 10.000.000 | |
Jumlah penjualan kredit Agustus 2022 | Rp 29.300.000 | |||
Adapun penerimaan piutang selama bulan Agustus 2022 dari para debitor:
Tanggal | Bukti Kas | Debitor | Jumlah | |
Agustus 2022 | 4 | K.205 | CV Agung Makmur | Rp 2.000.000 |
18 | K.206 | UD Merdeka | Rp 5.000.000 | |
24 | K.207 | PD Cahaya Sentosa | Rp 2.500.000 | |
29 | K.208 | CV Gilang Raharja | Rp 5.000.000 | |
Jumlah penerimaan piutang Agustus 2022 | Rp 14.500.000 | |||
Berdasarkan data tersebut, akun piutang usaha yang tercatat dalam buku besar adalah sebagai berikut:
Akun Piutang Usaha di Buku Besar
Tanggal | Keterangan | Debit | Kredit | Saldo | ||
Debit | Kredit | |||||
Agustus 2022 | 1 | Saldo | – | – | - | – |
31 | Posting | Rp 29.300.000 | – | Rp 29.300.000 | – | |
31 | Posting | – | Rp14.500.000 | Rp 14.800.000 | – | |
Setelah tercatat di buku besar umum, barulah beralih ke buku besar pembantu piutang usaha untuk tiap entitas bisnis yang memiliki utang.
Buku Besar Pembantu Piutang Dagang Debitor: CV Agung Makmur |
| |||||
Tanggal | Keterangan | Debit | Kredit | Saldo | ||
Debit | Kredit | |||||
Agustus 2022 | 1 | Saldo | – | – | - | – |
2 | No. Faktur F.35 | Rp 5.000.000 | – | Rp 5.000.000 | – | |
4 | Bukti Kas K.205 | – | Rp 2.000.000 | Rp 3.000.000 | – | |
Buku Besar Pembantu Piutang Dagang Debitor: UD Merdeka |
| |||||
Tanggal | Keterangan | Debit | Kredit | Saldo | ||
Debit | Kredit | |||||
Agustus 2022 | 1 | Saldo | – | – | - | – |
16 | No. Faktur F.36 | Rp 7.800.000 | – | Rp 7.800.000 | – | |
18 | Bukti Kas K.206 | – | Rp 5.000.000 | Rp 2.800.000 | – | |
Buku Besar Pembantu Piutang Dagang Debitor: PD Cahaya Sentosa |
| |||||
Tanggal | Keterangan | Debit | Kredit | Saldo | ||
Debit | Kredit | |||||
Agustus 2022 | 1 | Saldo | – | – | - | – |
22 | No. Faktur F.37 | Rp 6.500.000 | – | Rp 6.500.000 | – | |
24 | Bukti Kas K.207 | – | Rp 2.500.000 | Rp 4.000.000 | – | |
Buku Besar Pembantu Piutang Dagang Debitor: CV Gilang Raharja |
| |||||
Tanggal | Keterangan | Debit | Kredit | Saldo | ||
Debit | Kredit | |||||
Agustus 2022 | 1 | Saldo | – | – | - | – |
27 | No. Faktur F.38 | Rp 10.000.000 | – | Rp 10.000.000 | – | |
29 | Bukti Kas K.208 | – | Rp 5.000.000 | Rp 5.000.000 | – | |
Mengacu pada data buku besar pembantu piutang dagang bulan Agustus tersebut, diketahui daftar saldo piutang dengan rincian berikut ini:
Nomor | Nama Debitor | Saldo |
1 | CV Agung Makmur | Rp 3.000.000 |
2 | UD Merdeka | Rp 2.800.000 |
3 | PD Cahaya Sentosa | Rp 4.000.000 |
4 | CV Gilang Raharja | Rp 5.000.000 |
Jumlah | Rp 14.800.000 |
Demikian penjelasan mengenai buku besar pembantu piutang dagang. Dengan memiliki buku besar pembantu ini, pengusaha dapat terbantu dalam mengelola keuangan. Saat ini pun sudah tersedia sejumlah pilihan software akuntansi yang dapat menyederhanakan pembuatan buku besar pembantu dan pencatatan akuntansi lain. Pastikan usaha yang dikelola memiliki pembukuan keuangan yang tepat, akurat, dan mudah dipahami untuk menunjang upaya mencapai target bisnis ke depan.
https://spenmo.id/blog/buku-besar-pembantu-piutang-dagang