Karakter Data
1. Tipe Karakter Data
Ada beberapa tipe karakter data yang sering digunakan di dalam spreadsheet, yaitu:
a. Data alpa numeric/teks
Data alpa numeric/teks merupakan tipe data berupa teks seperti huruf (A – Z, a - z), simbol (*, ^, $, %, #, @, dll). Angka (0 – 9) tidak akan diproses secara matematika pada tipe data ini. Data dengan tipe ini, dalam Microsoft Excel akan dibuat rata kiri dan selalu didahului oleh label prefiks berupa tanda kutip satu (‘) yang diberikannya secara otomatis. Jika data yang dimasukkan adalah data angka tetapi kita ingin menganggapnya sebagai alpa numeric/teks, maka kita harus mengetik label prefiks sebelum data tersebut, seperti: ‘2012.
b. Data numeric/angka
Data numerik/angka merupakan data yang terdiri dari angka (0 – 9), waktu, dan tanggal yang dapat diproses secara matematika. Penulisan data dengan tipe ini tidak boleh didahului oleh label prefiks. Data numerik ini akan ditampilkan rata kanan oleh spreadsheet.
c. Data formula/rumus
Data formula/rumus merupakan tipe data yang terdiri dari rumus-rumus, seperti perkalian, pembagian, penjumlahan, fungsi matematika, serta fungsi formula lainnya. Tipe data ini merupakan tipe data yang terpenting dalam spreadsheet, karena akan sangat sering digunakan dalam pengolahan data.
2. Pengaturan Data
a. Memperbaiki data
Misalkan terjadi kesalahan pengetikan data pada sel C6 (Iklan Dibayar di Muka), seharusnya yang tertera adalah Sewa Gedung Dibayar di Muka. Langkah untuk memperbaikinya sebagai berikut:
1. Letakkan pointer pada sel C6
2. Tekan tombol F2 pada keyboard.
3. Perbaiki data menjadi Sewa Gedung Dibayar di Muka.
4. Atau klik pada kotak Formula Bar, kemudian tuliskan perbaikannya.
b. Menyalin data
Kita dapat menyalin data antarsel atau antar-sheet. Contoh menyalin data antarsel misalnya dari sel B2 ke sel D4. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:
1. Klik kanan di sel B2.
2. Pilih Copy.
3. Klik kanan di sel D4.
4. Pilih Paste (Ctrl + V)
Sedangkan langkah-langkah untuk menyalin data antar-sheet adalah sebagai berikut.
Data dari Sheet1 disalin ke Sheet2, langkah-langkahnya:
1. Blok data di Sheet1 yang akan disalin.
2. Klik kanan, pilih Copy.
3. Klik Sheet2.
4. Klik kanan pada sel tujuan, pilih Paste.
c. Memformat data
Untuk melakukan pengaturan format angka, langkah-langkahnya adalah sebagia berikut:
1. Blok data yang akan diformat.
2. Klik Number Format atau klik kanan pilih Format Cells....
3. Pilih:
a. General (pengaturan umum tanpa format khusus),
b. Number (pengaturan format angka seperti jumlah angka di belakang koma, pemisah ribuan), contoh: 25.750.000,00,
c. Currency (pengaturan lambang mata uang suatu negara), atau
d. Accounting (penulisan mata uang dengan menggunakan aturan akuntansi), contoh Rp 1.500.000.
d. Mengganti, menambah, dan menghapus worksheet atau lembar kerja
Kita dapat mengganti nama, menambah, dan menghapus sheet dengan langkah sebagai berikut.
1) Mengganti nama sheet
a. Klik ganda Sheet1, sehingga Sheet1 berubah menjadi hitam.
b. Ubah nama Sheet1 menjadi Latihan1 kemudian tekan Enter.
2) Menambah sheet
Klik Insert Worksheet yang ada di sebelah Sheet3, (bisa juga dengan meng-klik ikon plus (+) (new sheet) untuk Microsoft Excel 2013) maka akan muncul sheet berikutnya (Sheet4) dan begitu seterusnya jika anda akan menambah sheet baru. Bisa juga dengan menggunakan keyboard yaitu tekan (shift + F11).
3) Menghapus sheet
Untuk menghapus sheet, caranya dengan klik kanan pada sheet yang ingin dihapus, misalnya Sheet3, kemudian klik Delete.
____________________________________________________________________________
Karakter Sel
Pada setiap lembar kerja di spreadsheet terdapat sel dan range. Sel adalah pertemuan antar kolom dan baris, contoh: B3 artinya pertemuan antara kolom B dan baris ke- 3. Sedangkan range adalah daerah tertentu (kumpulan dari beberapa sel), contoh: A3:C3 (dibaca A3 sampai C3).
1. Petunjuk Sel (Cell Pointer).
Untuk memindahkan petunjuk sel dapat dilakukan dengan menggunakan mouse atau tombol pada keyboard seperti berikut.
Tombol | Keterangan |
←↑→↓ | Pindah satu sel ke kiri, atas, kanan, atau bawah |
Enter | Pindah satu sel ke bawah |
Home | Pindah ke kolom A |
Ctrl + Home | Pindah ke sel A1 |
Ctrl + End | Pindah ke posisi sel terakhir yang digunakan |
PgUp | Menggulung satu layar ke atas |
PgDn | Menggulung satu layar ke bawah |
Alt + PgUp | Menggulung satu layar ke kiri |
Alt + PgDn | Menggulung satu layar ke kanan |
2. Pengaturan Sel
a. Mengubah ukuran sel
Kita dapat mengubah ukuran sel sesuai dengan keinginan kita dengan 2 cara, yaitu:
1) Menggunakan mouse
Untuk melebarkan kolom, letakkan mouse pointer pada sisi kanan kotak kolom, kemudian klik, tahan dan geser sesuai dengan keinginan. Demikian juga untuk meninggikan arus, letakkan mouse pointer pada sisi bawah kotak baris, kemudian klik, tahan dan geser sesuai dengan keinginan.
2) Menggunakan tab ribbon
Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:
1. Klik Format.
2. Klik Column Widht (untuk melebarkan kolom).
3. Klik Row Height (untuk meninggikan baris).
4. Ketik ukurannya, misal: 25.
5. Klik OK.
b. Memberi garis pada sel
Kita dapat memberi garis pada sel, sehingga dapat jelas terlihat bentuk tabelnya, dengan langkah-langkah berikut:
1. Seleksi/pilih sel yang akan diberi garis.
2. Klik Home.
3. Klik tanda panah Borders.
4. Pilih garis yang kita inginkan, misal: All Borders.
Atau bisa juga dengan:
1. Seleksi/pilih sel yang akan diberi garis.
2. Klik kanan, pilih Format Cells....
3. Pilih tab Border.
4. Pilih garis yang kita inginkan, sesuaikan, jika sudah klik OK.
c. Memberi warna sel
Pemberian warna pada sel biasanya digunakan sebagai pembeda antar kategori agar lebih mudah proses pembacaannya. Untuk memberi warna sel, langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:
1. Pilih sel yang akan diberi warna.
2. Klik tanda panah Fill Color.
3. Pilih warna yang diinginkan.
d. Menyisipkan sel
Apabila kita ingin menyisipkan data di antara sel, langkah-langkah yang harus dilakukan adalah sebagai berikut:
1. Klik sel yang akan disisipkan.
2. Klik tanda panah Insert.
3. Klik Insert Cells.
4. Pilih opsi yang diinginkan:
a. Shift cells right (menyisipkan sel dengan memindahkan data sebelumnya ke sebelah kanan)
b. Shift cells down (menyisipkan sel dengan memindahkan data sebelumnya ke sebelah bawah)
c. Entire row (menyisipkan baris), atau
d. Entire column (menyisipkan kolom)
5. Klik OK.
e. Menghapus sel
Ada kalanya kita harus menghapus sel yang tidak diperlukan. Untuk menghapusnya dilakukan dengan cara sebagai berikut:
1. Klik sel yang akan dihapus.
2. Klik tanda panah Delete.
3. Klik Delete Cells.
4. Pilih opsi yang diinginkan:
a. Shift cells left (menghapus sel dengan memindahkan data di sebelah kanan ke kiri)
b. Shift cells up (menghapus sel dengan memindahkan data dibawahnya ke atas)
c. Entire row (menghapus baris), atau
d. Entire column (menghapus kolom)
5. Klik OK.
Sumber: Modul Mengoperasikan Paket Program Pengolah Angka/Spreadsheet, untuk SMK dan MAK, Penerbit Erlangga