Melansir dari buku "Pengantar Ilmu Administrasi" yang ditulis oleh Alemina Henuk-Kacaribu, S.E., M.Si. pengertian administrasi dapat dilihat dari dua sudut pandang, yaitu:
1. Administrasi dalam arti sempit, yaitu sebagai kegiatan tata usaha kantor (catat mencatat, mengetik, mengirim, menghimpun, menggandakan dan sebagainya).
2. Administrasi dalam arti luas, yaitu proses kerjasama beberapa individu dengan cara yang efisien dalam mencapai tujuan sebelumnya.
Pengertian administrasi menurut para ahli:
1. Menurut J.E Walters (1959) administrasi adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengelolaan, penilaian dan pengendalian suatu usaha.
2. The Liang Gie (1933) administrasi adalah segenap rangkaian perbuatan penyelenggaraan dalam setiap usaha kerjasama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan tertentu.
3. Sondang Siagian (2004) administrasi sebagai keseluruhan proses kerjasama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
Pendapat para ahli menunjukkan administrasi adalah suatu kegiatan proses, terutama mengenai cara-cara, sarana untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Administrasi juga dapat dirumuskan sebagai pengorganisasian, pengarahan sumber daya manusia, tenaga kerja dan materi untuk mencapai tujuan yang dikehendaki.
Baca juga:
Ius Sanguinis dan Ius Soli, Indonesia Pakai Asas yang Mana?
Berikut ciri pokok untuk disebut administrasi, yaitu:
1. Sekelompok orang, artinya kegiatan administrasi hanya mungkin terjadi jika dilakukan oleh lebih dari satu orang.
2. Kerjasama, artinya kegiatan administrasi hanya mungkin terjadi jika dua orang atau lebih bekerja sama.
3. Pembagian tugas, artinya kegiatan administrasi bukan sekedar kegiatan kerja sama, melainkan kerja sama tersebut harus didasarkan pada pembagian kerja yang jelas.
4. Kegiatan yang runtut dalam suatu proses, artinya kegiatan administrasi berlangsung dalam tahapan-tahapan tertentu secara berkesinambungan.
5. Tujuan, artinya sesuatu yang ingin dicapai melalui kegiatan kerja sama.
Fungsi Administrasi
Fungsi administrasi Menurut Luther M. Gullick:
1. Planning
Yaitu dalam kegiatan administrasi atau ketatausahaan pasti memerlukan sebuah perencanaan yang baik dan matang.
2. Organizing (pengorganisasian)
Begitu juga dengan pengorganisasian, dimana setiap melakukan kegiatan organisasi pasti sangat membutuhkan administrasi seperti contoh dalam penetapan petugas atau pekerja.
3. Staffing (pengadaan tenaga kerja)
Merupakan praktek menemukan, menilai, mengevaluasi dan menetapkan hubungan kerja dengan karyawan atau tenaga kerja dan memberhentikannya jika tidak lagi dibutuhkan.
4. Directing
Usaha dalam membimbing, memberikan saran-saran, masukan untuk perbaikan suatu kegiatan yang sedang dilakukan agar tugasnya dapat dilakukan.
5. Coordinating
Yaitu proses pengkoordinasian dimana seluruh kepentingan dan tujuan dari organisasi yang dilaksanakan bisa bersatu dan dapat sinkron dengan tempat dan waktunya.
6. Reporting (pelaporan)
Yakni bagaimana cara menginformasikan dari apa yang telah dilakukan dalam seluruh kegiatan sebagai salah satu pertanggungjawaban.
7. Budgeting (penganggaran)
Yaitu bagaimana cara merencanakan keuangan, berapa anggaran yang diperlukan, darimana pembiayaannya, perhitungan uang masuk dan keluarnya, serta pengawasan yang dilakukan.
Jenis-jenis Administrasi
Adapun jenis-jenis administrasi sebagai berikut:
1. Administrasi Kependudukan
Administrasi kependudukan adalah rangkaian kegiatan penataan dan penertiban dalam penerbitan dokumen dan data kependudukan melalui pendaftaran penduduk, pencatatan sipil dan pengelolaan informasi serta pendayagunaan hasilnya untuk pelayanan publik dan pembangunan.
2. Administrasi Keuangan
Administrasi keuangan adalah proses pengurusan atau penyelenggaraan, penyediaan, dan penggunaan uang dalam setiap usaha kerjasama.
3. Administrasi Lingkungan
Administrasi sebuah rangkaian kegiatan yang dilaksanakan pemerintah dan masyarakat yang tujuannya untuk mewujudkan wawasan lingkungan serta tanpa mengesampingkan kualitas manusia dan lingkungan.
4. Administrasi Negara
Administrasi negara adalah administrasi yang berkaitan dengan ilmu sosial yang mempelajari tiga elemen penting kehidupan bernegara yang meliputi lembaga legislatif, yudikatif, dan eksekutif.
5. Administrasi Niaga
Administrasi niaga adalah administrasi yang bertujuan untuk mencapai tujuan-tujuan yang bersifat keniagaan atau keuntungan bisnis.
6. Administrasi Pembangunan
Administrasi pembangunan adalah administrasi yang meliputi proses pengendalian usaha oleh negara atau pemerintah untuk merealisasikan pertumbuhan yang direncanakan.
7. Administrasi Perkantoran (Publik)
Administrasi perkantoran adalah administrasi dalam bentuk kegiatan perencanaan keuangan, penagihan dan pencatatan, personalia, dan distribusi barang serta logistik di sebuah organisasi.
Cara berpikir administrasi
Pada lingkungan masyarakat modern, sebagian besar bukan orang-orang yang secara khusus mempersiapkan diri di bidang administrasi.
Mungkin saja orang-orang tersebut berasal dari ahli politik, hukum, ekonomi, kesehatan, dan lain-lain. Karena posisinya, masing-masing harus menjalankan tugas sebagai administrator. Posisi itu mengharuskan masing-masing berpikir secara administrasi.
Hal ini karena dengan kemampuan yang dimiliki mengharuskan masing-masing untuk mampu mengendalikan sejumlah orang yang bekerja sama satu dengan lainnya di bidang masing-masing guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan bersama.
Dengan begitu, administrasi merupakan kebutuhan bagi setiap manusia yang hidup pada lingkungan masyarakat modern.
Cara berpikir administrasi, dilansir dari buku "Ilmu Administrasi" oleh Dr. Hj. Mariati Rahman, M.Si., sebagai berikut:
1. Rasionalitas (masuk akal)
2. Kalkulus (berdasarkan perhitungan)
3. Metode (penggunaan cara yang akan dipakai)
Menurut Atmosudirjo, penulis buku Hukum Administrasi Negara, berpikir secara administrasi atau administrative thinking adalah berpikir secara "penyelenggaraan segala sesuatunya guna mencapai tujuan-tujuan tertentu.
"Segala sesuatunya" berarti merencanakan jalannya usaha, mengembangkan organisasi, menerima-menyaring-mendidik-menempatkan dan memanfaatkan orang-orang, menjalankan manajemen, tata usaha, mengendalikan aktivitas serta cara berpikir orang-orang dan lain sebagainya supaya semua menuju ketercapaiannya tujuan yang telah ditetapkan.
Jadi, berpikir secara administrasi mutlak dilakukan oleh orang-orang yang terlibat dengan kepentingan organisasi, khususnya para pemimpin dalam organisasi agar segala kegiatan yang ada dalam organisasi teratur dan terencana sehingga tujuan dapat tercapai.
Baca artikel detikedu, "Administrasi: Pengertian, Fungsi, Jenis dan Cara Berpikirnya" selengkapnya https://www.detik.com/edu/detikpedia/d-5868153/administrasi-pengertian-fungsi-jenis-dan-cara-berpikirnya.
Download Apps Detikcom Sekarang https://apps.detik.com/detik/